Управление проектами

оптимизация бизнес процессов

Электронный документооборот предприятия

Разработана масса определений основных терминов, связанных с электронным документооборотом, постараемся дать наиболее простые из них:
-Электронный документ – некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации, подобно картотеке книг в библиотеке, сопровождается карточкой с атрибутами, по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т.д.);
-Workflow (поток работ) – последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа;
-Электронный документооборот (ЭДО) – способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно;
-Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система и т.п.), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.);

ECM (Enterprise Content Management) - в переводе звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами" (содержанием, наполнением, контентом) Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранениЯ и доставки информации (контента) всем потребителЯм внутри организации.

Например, для того, чтобы стать ECM-системой, она должна содержать средства сканированиЯ документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранениЯ документовки т.д.

Важность введениЯ системы электронного документооборота, либо корректнаЯ настройка существующей системы, построение непротиворечивой и неизбыточной схемы документооборота представлЯетсЯ очевидной. однако, несмотря на всю очевидность во многих крупных фирмах документы хранятся в различных и противоречивых форматах, данные дублируются, запаздывают, теряются.

Необходимость наведения порядка в документообороте предприятия обусловлена следующими причинами:
-отсутствует возможность оперативно найти необходимый документ, это способно опечалить в момент телефонных переговоров с важным (а остались ли НЕВАЖНЫЕ) партнёром;
-отсутствует возможность контролировать выданные подчиненным поручения, ни планировать сроки, ни отслеживать прогресс выполнения;
-скорость согласования, прохождения документов в вашей организации ухудшает имидж у партнёров, вы теряете возможность участвовать в тендерах, нередко в переданном партнёре комплекте документов части документации не хватает, часть же просто не соответствует требованиям;
-на рабочих столах менеджеров скапливаются терриконы документации, которую необходимо обработать либо сохранить;
-Вы не можете отследить стадию, на которой находится документ (прежде всего это касается договоров).

Документооборот является частью бизнес-процессов предприятия, автоматизировать создание, контроль и выполнение которых было бы крайне желательно, но, к сожалению, трудоёмко. Полная автоматизация бизнес-процессов предприятия требует напряжения сил всей организации, нередко приводит к слому стереотипов, господствовавших в организации – всё это способно вызвать сильное сопротивления со стороны части управленческого персонала. В то же время необходимость введения электронного документооборота не вызывает сомнения у подавляющего большинства руководителей фирмы и может быть рекомендована как первый шаг по построению полностью автоматизированной системы ведения бизнес-процессов фирмы.

В введении системы электронного документооборота заинтересованы все руководители фирмы, работающие на её благо и процветание. Задача настолько популярна, что под её решение разработан вал ПП, перечислять которые просто излишне – под каждого клиента нужно подбирать ПП исходя из задач, стоящих перед фирмой и сложившихся традиционных предпочтений в выборе ПП.

Если Вы рассматриваете возможность внедрения системы электронного документооборота - обратитесь к нам, мы поможем Вам определиться с выбором. Высока вероятность, что для Вашего бизнеса будет оптимальным использование уже существующих на предприятии программных средств.

Задать вопросы и получить дополнительные консультации Вы можете по электронной почте contact(coбakа)milet.ru или воспользовавшись формой для связи.

Site development by Shatilov

Rambler's Top100